Ikääntyneet yhteen etäyhteydellä

Kuva: Katriina Merkkiniemi

Tyyppi: Työntekoon liittyvä kokeilu pandemian aikana.

Kuvaus: Ensimmäisen kerran etäyhteydellä järjestetty Sykettä syksyyn -tapahtuma ikääntyneille pandemian aikaan. Tapahtumaan osallistui noin 700 ikäihmistä palvelutaloista ja kohtaamispaikoilta käsin eri puolilta Rovaniemeä seuraten striimattua ohjelmalähetystä. Tapahtuma on järjestetty vuodesta 2016 alkaen Lapin Urheiluopistolla vuosittain. Tapahtumassa on ollut mukana aikaisempina vuosina noin 1000 ikäihmistä eri puolilta Rovaniemeä. 

Käyttötarkoitus: Tavoitteena oli luoda korvaava etätapahtuma ikääntyneille, joka tarjoaa liikuntaa, musiikkia ja yhdessäoloa. Sykettä syksyyn -tapahtuma on ollut tykätty ja odotettu tapahtuma Rovaniemellä. Etäyhteydellä järjestetyn tapahtuman onnistuminen vaatii osaavaa tekniikan henkilöstöä, jotta kuvayhteys saadaan eri toimipisteisiin sekä tarkkaan aikataulutettua ohjelmarunkoa. Tekniseen toteutukseen vaikutti myös pääesiintyjän ennakkoon nauhoitettu esitys. Muu ohjelma tuli ohjelmastudiolta juontajan aikataulutuksen mukaan. Ruokailu oli järjestetty eri toiminta- ja kohtaamispaikoille. Jokaiseen paikkaa oli ennakkoilmoittautuminen (rajallinen määrä), jonka pohjalta pystyimme tilaamaan ruuat.

Prosessi: Tämän kokoluokan tapahtuman suunnittelua varten koottu keskeisimmät työtehtävät aikajärjestyksessä

Viikko 35 (30.8.‒5.9.2021)
Tapahtumapaikkojen kartoitus ja soveltuvuuden varmistaminen tilojen toimivuudesta striimin sekä ruokailun osalta 
Aamupäivän esiintyjien varmistukset 

Viikko 36 (6.9.‒12.9.2021)
Lopullinen päätös tapahtumapaikoista ja niiden jakautumisesta riittävän laajalti alueellisesti ison kunnan alueella
Ruokailun järjestämisen yksityiskohdista sopiminen (ruokatoimituksien ajankohdat ja ruuan säilyttäminen tiloissa)
Tapahtuman markkinointimateriaalien suunnittelu ja monikanavainen viestintä

Viikko 37 (13.9.‒19.9.2021)
Tapahtuman markkinointi ja ilmoittautuminen alkaa
Ilmoittautumisista vastaa yksi taho, vaikka jokaisella tapahtumapaikalla oma ilmoittautuminen
Työnjako vapaaehtoisten ja opiskelijoiden osalta tapahtumassa  
Päivän ohjelman tarkka suunnittelu teknisen toteutuksen kanssa 

Viikko 39 (27.9.‒3.10.2021)
Tapahtumapaikkojen vastuuhenkilöiden ohjeistaminen aikatauluista ja tekniikasta
Ruokatilauksien suunnittelu ja hoitaminen

Viikko 40 (4.10.‒7.10.2021)
Ruokatoimitukset tapahtumapaikoille edeltävänä päivänä
Tapahtumapäivänä kuvauspaikan somistaminen, kenraaliharjoitus ja live-lähetys

Toimijat tai vastuuhenkilö: Tapahtuma järjestettiin yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Mukana tapahtumaa toteuttamassa olivat vapaaehtoistyötä koordinoiva Neuvokas, seurakunta, ammatillinen koulutuskeskus REDU sekä Rovaniemen kaupunki. Jokaisella toimijalla oli oma vastuualueensa. Rovaniemen kaupungin nuorten työpaja huolehti mm. teknisen toteutuksen ja striimauksen, Neuvokkaalla oli vastuu ilmoittautumisista sekä ruokailuun liittyvät asiat. REDU huolehti jumppatuokion suunnittelusta ja organisoinnista. Lisäksi REDU:n opiskelijat olivat apukäsinä ikäihmisille eri kohtaamispaikoilla.

Tulokset ja arviointi: Tapahtuman järjestelyistä, ruuasta ja ohjelmasta on tullut positiivista palautetta osallistujilta. Teknisestä toteutuksesta oli palautteiden pohjalta eniten kehitettävää (n=109). Lähes kaikki osallistujat kokivat tapahtuman tarpeellisena 86 % koki tapahtuman tuoneen virkistystä arkeen. 

Lisätiedot: Katriina Merkkiniemi, Liikuntakoordinaattori (soveltava liikunta), Rovaniemen kaupunki

Lataa Sykettä syksyyn 2021 -tapahtumaesite.

Lisätietoja Rovaniemen kaupungin soveltavan liikunnan verkkosivuilta.